Ni aina mpya ya kupata suluhu ya biashara mahiri (smart business) inatumika kwa kuweka rekodi ya shughuli ya biashara na kupeyana habari kwa URA kwa muda halisi (real time)  sanjari na hayo (concurrently). Inahusisha matumizi ya ankara (e-invoice) ya kielektroniki  kupitia kwa tovuti ya URA na  kutuma mawasiliano mara moja kwa mfumo wa shughuli ya biashara kwa kuyunganisha mfumo kwa mfumo (systems to systems). Kifaa cha Fisikali/kifedha cha Kielektroniki  (EFD) na Dispensa ya Udhibiti (Control) ya Kielektroniki (EDCs) ya kudhibiti (control) utoaji wa risiti na ankara ya kielekroniki.

Kama shughuli zimefanywa kwa kutumia vipengele (components) vya EFRIS vya habari za shughuli zinatumwa kiotomatiki  kwa URA kwa muda halisi, sanjari ya hayo  (concurrently) ili itowe risiti na ankara (invoice) ya kielektroniki.

1. Kudai rifandi kwa kutumia risiti au ankara ya kielektroniki itafuatiliwa kwa haraka kwa sababu habari tayari ziko kwa mfumo (systems).
2. Hii ni hatua ya kuwezesha URA kwa kupea mlipakodi retani ya kodi (pre filled form) ambayo tayari imejazwa. Kwa sababu URA inapeyana ripoti kuhusu shughuli/data ya mlipakodi ya mauzo na ununuzi kwa muda ya kodi ambayo mlipakodi atathibitisha au kuongeza habari zingine ziko/zaidi.
3. Retani ya kodi ambayo tayari imejazwa (pre filled) inasaidia mlipakodi kwa kuzuia adhabu ya kukosa kurejesha retani kwa wakati halisi.
4. Mlipakodi atakuwa kwa hali ya kumwezesha kuweka rekodi kukuwa wa kisasa ya shughuli ya biashara kwa muda halisi kwa ufanisi (efficient) wa usimamizi (management) wa biashara.
5. Suluhisho hii inasaidia kwa kuzuia hatari ya kupoteza ankara ya kodi ya kimwili (physical) kwa sababu data ya shughuli ya biashara au kopi inawekwa kwa mfumo wa kielektroniki.
6. Kutia au kuthatmini kodi/ kuweka assessmenti ya haki ya kodi ili kupunguza mashindano ya kibiashara isiyo sawa.
7. Kurejesha madai ya rifandi/kurejeshelewa kodi kwa kutumia risiti au ankara (e- invoice) ya kielektroniki itafuatiliwa kama habari zote ambazo zinahitajika ziko kwa mfumo.

Kamishna atagazeti walipakodi ambao wanafaa kutumia EFRIS kwa lazima, kwa sasa ni lazima kwa waliyosajiliwa kwa VAT,wanafaa  kuwekwa kwa mfumo. Hata kama hivyo, wale waliyo nje ya kategoria wanashauriwa kutumia nafasi ya EFRIS ili wapokee manufaa mbali mbali.

Hatua 1. Mlipakodi atabonyeza/atafikia linki ya EFRIS kwa tovuti ya https://www.ura.go.ug na halafu anaweza kuingia/kulogini akitumia habari zao ambazo ziko kwa mtandao. Kwa kutumia nywila/neno siri (password) ya kutumia mara moja (OTP) halafu inatumwa kwa barua pepe/emeli yao au nambari ya simu ambayo alisajili na halafu mlipakodi atapokea nafasi ya kuingia kwa peji ya nyumbani (homepage) ya EFRIS.

Hatua 2. Mlipakodi atachagua “kusajiiliwa ya kwanza” na vitafuatilia vipimo (specification) ya kutumia ankara ya kielekroniki (e-invoice) na au EFDs na kuongeza sehemu zingine za biashara kama ziko halafu baadaye kutuma maombi kwa URA ili ipitishwe.

Hatua 3. Kama maombi imetumwa, mlipakodi ana onyesha upya/rifreshi peji kwa kubonyeza kwa nembo (logo) ya URA au aikoni ya nyumban (home icon) i. Kama kusajiliwa imetimizwa, orodha ya EFRIS itawekwa (displayed).

1. NB. Baada ya kuyunganisha mfumo kwa mfumo, kuingia kwa tovuti ya URA au kuweka appi kwa Deskitopi ya mteja kwa kifaa cha kompyuta au kwa simu mahiri/erevu (smart phone) lazima uwe na umeme, TIN na nywila (password) ili kuthibitishwa na kuyunganishwa kwa mtandao. Kwa kuyunganishwa kwa mfumo kwa mfumo mteja anafaa kuweka API na kuyunganishwa kwa mfumo wa URA salama.

Kama mauzo imefanywa shughuli zote kwa kina zitawekwa kwa mfumo wa ankara ya kielekroniki (e- invoice) ya muuzaji (ERP) au kwa sehemu ya mauzo (point of sale) ita-inkriptiwa na kusukumwa kwa URA kwa saa halisi na kuchapisha risiti na ankara ya kielekroniki. Baada ya kupokea shughuli kwa kina EFRIS inapokea data na kudikripti na kufomati kwa risiti au ankara ya kielekroniki na kuweka vipengele (features) muhimu kama Nambari ya Hati ya Fisikali/kifedha (FDN) au nambari ya risiti na ankara (invoice), msimbo (code) ya kuthibitisha au ya kutuma jibu haraka (quick response) nakadhalika halafu EFRIS inakripti data ya kifedha na inatuma nyuma kwa mfumo wa muuzaji kwa hatua hii risiti au ankara inaweza kuchapishwa. Mchakato hii inachukuwa muda michache na haiwezi kutatanisha shughuli ya kuchapisha risiti na ankara (invoice) ya wateja.

Kuyunganisha mfumo kwa mfumo. Hii inafanya vizuri kwa wateja ambao wana mfumo wa mauzo (ambazo tayari ziko kwa matumizi na vifaa vipya). Kuyunganisha mfumo kwa mfumo ni kuweka mfumo wa ankara (invoice) pamoja ya mteja au ERP na EFRIS ili kutowa risiti na ankara ya kielekroniki kupita kwa tovuti ya API ya huduma. Nafasi hii inatoa risiti na ankara bila intaneti.

Tovuti ya URA

Walipakodi wanaweza kuamua kutumia akaunti yao na linki ya EFRIS kwa tovuti ya URA aki-logini akitumia TIN na nywila (password) yake ili kupeyana risiti na ankara ya kielekroniki. Nywila (password) itatumwa ya kufanyishwa mara moja kwa masaa 24 na mlipakodi anahitajika kuitumia vizuri.

Deskitopi (aplikesheni ya mteja)

Hii ni progromu/softiweya ambayo inashukishwa kutoka kwa tovuti ya URA chini cha orodha ya kushukisha ankara ya kielekroniki. Inawekwa kwa kifaa cha mlipakodi kama lapitopi, na kompyuta ya deskitopi ili kuitumia kwa kupeyana risiti na ankara ya kielekroniki. Kwa nafasi hii mlipakodi anafaa kuweka kitambulisho cha kutumia (user ID) na nywila (password) hakuna haja ya kutumia OTP kwa masaa 24. Hii inaonyesha eti URA inategemea kifunguo cha kidijitali cha mteja ambyo ameweka mwenyewe (kifunguo cha binafsi na cha umma), ya kipekee cha kutambua shughuli ya mteja.

USSD (codes) ya kutuma majibu

USSD kwa upana ni huduma ambayo haina muundo (unstructured) ya kuboresha huduma na saa zingine zinajulika kama misimbo (codes) ya kutoa majibu haraka ambayo inayunganisha vifaa kwa saa halisi kati ya kampuni ya simu rununu na mwenye kutumia simu. Mlipakodi atapewa misimbo (codes) ya kutumia kwa kutoa risiti na ankara ya kielekroniki wakitumia simu yao.

Kifaa cha Kifedha/ Fisikali ya Kielekroniki (EFD)

EFD ni kifaa ambacho sio rahisi kutatanishwa na ina kumbukumbu (memory) ya fisikali ambayo imethibitishwa na mamlaka ya kodi ambayo inatumika kwa ufanisi ili kudhibiti mauzo. Inajumuisha mfumo wa Sehemu ya Mauzo (Point of Sale), na udhibiti wa data ya mauzo ya kimtandao (SDC) ambayo inayunganishwa ili itowe risiti na ankara ya kielekroniki. Inajumuisha vipengele (elements) salama ya kusukuma data fisikali/kifedha kwa mfumo wa EFRIS.

Zaidi ya hayo, nafasi hii inasaidia kwa kutoa risiti na ankara (e- invoice) ya kielekroniki bila kutumia intaneti. Kifaa kinasaidia kwa utafutaji wa data fisikali ndani yake unaweza kuisoma tuu, kuweka habari ya kuhusu risiti, ankara na inatoa ripoti ya kila siku, kila mwezi, na shughuli zote za biashara za kila mwaka wa taasisi.

Hii imetengenezwa ya kipekee ya kudhiti mafuta na kwa kituo cha gesi. Ina kompresa ya bunduki ambayo inachunguza/inahesabu   kiwango cha mafuta na kama mauzo ya mafuta imefanywa kutoka kwa pampu halafu habari inasukumwa kwa EFDs ili kutoa risiti na ankara ya kielekroniki kwa saa halisi. Kodi itahesabiwa kutokana na mauzo ya gesi au mafuta ambayo inahesabuliwa kutokana na kufuatilia hali ya usambazaji (dispensor).

NB: Mlipakodi ambaye hawezi kununua EFDs au ERP wanashauriwa kutumia tovuti ya URA au Aplikesheni ya Deskitopi.

Mlipakodi atalipa gharama ya kuyunganisha mfumo kwa mfumo  (interfacing ), kuweka kifaa, kuirekebisha na kudhibiti shughuli.

Namna EFRIS inafanya kazi

Kusajiiliwa

Watu wote ambao wamesajiliwa na URA ambao wako na akaunti ya EFRIS na wanaweza kuifungua wakitumia TIN na nywila (password). OTP (nywila ya kutumia mara moja) inatumwa kwa anwani- barua pepe au nambari ya simu. Mlipakodi anahitajika kusajiliwa ili atumie suluhu hii kwa shughuli ya biashara ya kila siku.