Mchakato na utaratibu wa ghala (warehouse) zimewekwa ili kulinda na kutoa hesabu za bidhaa ambazo zimewekwa kwa ghala (warehouse) na kutoa ushauri kwa afisa na wateja namna ya usimamizi wa operesheni ya bondi ya ghala ya forodha. Mchakato hizi zimefupishwa kwa njia  hizi risiti ya mizigo, manejimenti ya vifaa vya ghala na kuziondoa kwa ghala (warehouse).

Mahitaji

• Ili kuwezesha mteja yeyote kufanya kliarensi kwa forodha (customs) lazima awe na Nambari ya Kutambua Mlipakodi (TIN) na anahitajika kuchagua ajenti wa forodha ambaye ako na leseni.
• Vifaa zifuatazo hazitawekwa kwa forodha; asidi, bidhaa ambazo zinaharibika haraka (perishables), vifaa ambazo zinashika moto kwa haraka isipokuwa bidhaa za petroli za kuwekwa kwa sehemu ambazo zimethibitishwa (approved), mechi (matches) na bidhaa zingine namna Kamishna wa Forodha ataweza kuweka kwa gazeti.

i). Afisa wa kulinda kizuizi  (barrier) na mwenye kutunza ghala (warehouse) atapokea hati za kuhusiana na mizigo kutoka kwa dereva kama gari imefika kwa kizuizi (barrier) ya kuingia nchini/forodha.

ii). Kukagua hati za usafiri (transit) (T1) dhidhi ya alama za mizigo na nambari ambazo ziko kwa kontena na kwa gari ili kuona kama kuna uthabiti. Kama kuna uthabiti mwenye kutunza bondi atafungua  (T1) kutoka kwa mfumo wa ASYCUDA Dunia na kuingiza bidhaa ambazo zimefika kwa mfumo.

iii). Kama habari ambayo iko kwa hati na mizigo ni tafauti, afisa atauliza maswali  (querry) au kama hatia/makosa imegunduliwa utaratibu wa kuanza manejimenti ya makosa inaanzishwa hata kama hivyo hatua ya (i – iii) zitafanywa.

RIJIMI (IM7)

i). Ubadilishaji wa kiotomatiki cha IM7 (Auto conversion IM7) itaenda kwa laini ya kukagua hatari za bidhaa rangi za (NYEKUNDU, NJANO, KIJANI, BLUU)

1. ii) Hizo ambazo zimechaguliwa za kijani/Bluu zitaachiliwa kiotomatiki. Hizo ambazo zitakuwa za njano (yellow), zitashughulikiwa na kuaachiliwa na Kituo cha Kufanya Utaratibu/mchakato wa Hati (DPC).

iii). Baada ya DPC kuachilia entri, bondi ya ghala (warehouse) (CB6) itawekwa kwa bidhaa na zitashukishwa ili ziwekwe kwa ghala ya bondi (warehouse bond ).

iv). Kama mizigo zimechaguliwa kwa rangi ya NYEKUNDU. Mwenye ametoa tamko ambaye ni ajenti wa kufanya kliarensi anahitajika kuchapisha kopi ya tamko (declaration) la bidhaa kwa afisa mkuu kabla ya kufanyiwa ukaguzi wa kimwili  (phyisical ).

v). Afisa atapewa shughuli ya ukaguzu wa kiotomatiki au ya kimwili (phyisical ) na mwenye bondi ili kukagua bidhaa kimwili  (phyisical examination ).

vi). Baada ya ukaguzu kama nambari zinalingana na bidhaa ambazo zilitangazwa, akaunti ya ukaguzi itapandishwa kwa mfumo (uploaded), inadhibitiwa na kuwekwa kwa laini ya Manjano ili  kufanyiwa utaratibu na DPC hata kama hivyo manejimenti ya hatia/makosa itaondolewa. Baada ya kuachilia bidhaa hatua ya iii itafanywa.

vii). Bidhaa zitawekwa kwa muda isiozidi siku 270, zaidi ya siku hizi bidhaa zitauzwa kwa mnaada (auction).

i). Afisa wa forodha anapokea, kuichambua, kuisoma na kuandika

1. ii) Halafu anaweka mpango wa kufanya ukaguzi kwa mfano vifaa ambazo zinahitajika, sehemu na mbinu ya ukaguzi.

iii). Afisa wa forodha atathibitisha muhuri (seal), alama na nambari  ya kontena/lori kama zinalingana na zile za hati. Ukaguzi zitafanywa kama mwenye bidhaa au ajenti (mwenye alitoa tamkoo za bidhaa) ako.

iv). Afisa wa forodha atasimamia ukaguzi wakati wa upakuaji  (offloading) wa bidhaa na kufanya ukaguzi wa kimwili (phyisical).

v). Baada ya ukaguzi, afisa atasimamia upakiaji  (loading ) wa bidhaa na kuongeza muhuri (seal) ya forodha ili kudhiti uwekaji.

vi). Afisa wa forodha pamoja na ajenti atapatanisha  (reconcile) na kuandika matokeo za ukaguzi.

vii). Kama kuna shughuli ya kutofuata sheria, afisa wa forodha ataonyesha utafauti na kuanza mchakato wa manejimenti ya hatia/makosa.

viii). Akaunti ya ukaguzi/matokeo itapandishwa kwa mfumo, udhibiti wa tamko la bidhaa na kuwekwa kwa laini ya NJANO ili kuwezesha DPC kufanya shughuli zake na kuachilia bidhaa.

ix). Baada ya kuachilia entri, bondi ya ghala (CB6) inawekwa, bidhaa itashukishwa kutoka kwa chombo/gari  (offloaded) na kuwekwa kwa  stoo ya bondi na kuchukuliwa eti imewekwa kwa ghala (warehouse).

i). Ajenti wa kutoa tamko (declaration) ataweka entri ya matumizi ya nyumbani/tamko la (IM4) au entri ya kuchukua bidhaa nje ya nchi tena (re – export), kulipa kodi, kama inafaa na DPC itafanya shughuli za kuachilia bidhaa.

ii). Kama mizigo ililetwa nchini  kwa kikundi (groupage), Mizigo zitawekwa kwa kikundi (consolidation ) kabla ya tamko la IMF4, ambayo inatumia Bili ya Ladingi ya Nyumba (House Bill of Lading) hii iko kwa mfumo wa ASYCUDA ya kubadilisha umiliki wa mzigo ili kuwezesha malipo ya ushuru/ kodi na wenye kuleta bidhaa nchini wa kibinafsi na kama  itapitishwa na afisa ambaye amethibitishwa.

iii). Kama DPC imeachilia mzigo, ajenti atafanya shughuli ya kuweka kwa mfumo na kuachilia mzigo kwa kuweka entri ya kuondoa bidhaa (exit), kliarensi ya bondi na hatua ya kuachilia mzigo ya kimwili (phyisical).

iv). Kufanya kliarensi na  mashirika/ajensia zingine za serikali na mizigo ambazo zimeshikiliwa zitafanywa pamoja.

v). Baada ya utendaji au kuachilia mizigo zote (full exit). Shughuli zinasukumwa hadi kwa Mfumo wa Kutoa Risiti na Ankara ya Fisikali (EFRIS) na mteja anapokea risiti ya kielekroniki.

vi). Kama bidhaa inafaa kusafirishwa nje ya nchi tena (re – export) itafanyiwa ukaguzi wa kimwili (phyisical) na kupakiliwa kwa aina ya usafirishaji. Kama DPC imeachilia entri. Ajenti atafanya shughuli ya kupokea hati ya usafiri (transiti T1) na kuendelea hadi kwa afisa wa forodha ambaye ako kwenye lango (gate) ya kuweka muhuri (seal), kuonyesha kwa mfumo eti imeondoka na kuondoa kuliondoa kimwil (physical)i. Muhuri (Seal) ya kielekroniki  (e seal) inawekwa ili kuwezesha ufuatiliaj wa bidhaa hadi kwa sehemu ya mwisho/kuondoka nchini.

Uwekezaji wa bidhaa kwa kikundi/kuungana (cargo groupage) ni harakati ya kuweka mizigo ndogo ndogo kwa vikundi vya watu tafauti, waagizaji (consigee) or wanabiashara kutoka kwa nchi moja ya usafirishaji wa nje  na ununuzi wa mzigo moja kubwa au kontena ambayo inaelekea kwa sehemu moja ya nchi au kliarensi ya mwisho ya forodha.

Kila mzigo na mtu binafsi ambaye inasafirisha bidhaa au kuunganisha mizigo pamoja anahaki ya kutumia orodha ya Bili ya Shehena ya Nyumba (House of Bill lading) ambayo inaonyesha mwenye mizigo halisi na maelezo ya kuhusu mizigo, idadi/kiwango, na uzito wa mizigo ambazo zimewekwa pamoja. Bili ya Nyumba ya Shehenai ya mtu binafsi maada ya umiliki wa mtu binafsi. Umiliki rasmi wa mtu binafsi kwa kikundi anahitajika ili kumpae kila mtu orodha ya usafirishaji wa kikundi/muungano kama ushahidi wa msafirishaji, mwanabiashara, mteja ambaye anamiliki mzigo fulani. Hii ni hati ya kwanza ambayo inawezesha mwenye biashara kufanya shughuli ya kliarensi ya kodi chini cha utaratibu zinazokubalika za forodha na kupokea hati za umiliki rasmi za bidhaa.

a). Mwagizaji anapeleka bidhaa kwa msafirishaji (shipper) ambaye amependekeza/amechagua kwa nchi ya kigeni kwa mfano China, UAE pamoja na hati zote ambazo zinaonyesha upakuaji, maelezo za kuhusu vifaa, ankara na orodha za ambazo zimewekwa kwa chombo (parking list).

b). Waagizaji wa binafsi lazima waweke majina zao kwa kina, anwani na Nambari za Kutambua Mlipakodi (TIN) kwa msafirishaji wa sehemu ya kuwekamu bidhaa kwa ghala (warehouse) hizi habari kwa kina zinahitajika kukuwa kwa Mpango Kubwa ya Shehena (Master Plan Bill of Lading) na Bili ya Shehena ya Nyumba (House Bill of Lading).

c). Bidhaa zinapimwa, kuwekwa alama na kuwekwa pamoja/kuunganishwa na mizigo zingine ndogo za wanabiashara mbali mbali na zinachukuliwa kwa sehemu ya mwisho na sehemu ya kufanyiwa kliarensi ya forodha moja.

d). Mwenye kuunganisha (consolidator) atahakikisha eti kabla ya mzigo kufika kwa sehemu ya entri, kwa mfano Mombasa/Der – es – Salaam. Watu binafsi ambao wanaagiza mizigo kwa kontena wanatambuliwa na; TIN na habari ambazo ziko kwa Mpango Kuu ya Shehena kwa kina na hati  zinaletwa ambazo zinahitajika kwa mfano ankara (invoice), ushahidi wa malipo, orodha za kupakia  na maelezo kwa kina za kuhusu mizigo, idadi/kiwango na dokezo la  uwasilishaji wa mizigo (delivery note).

e). Kama mizigo zimefikishwa kwa bandari ya entri ya kwanza kwa Nchi Mshiriki (Partner State) kwa mfano Mombasa/Der-es-Salaam, entri za usafiri (transit) zinawekwa ili kusafirisha bidhaa hadi  Uganda ambazo kliarensi za mwisho zitafanywa, hati hizi za forodha zinaitwa WT8 na T1.

f). Kama kontena inafikishwa kwa Sehemu ya Ndani ya Kuwekamu  Kontena (ICD) au bondi. Mwenye kufanya operesheni ya bondi na afisa wa forodha wanapokea mizigo. Entri ya WT8/T1 inabadilishwa kiotomatiki kwa entri ya ghala (warehouse IM7). Msafirishaji aliyesajiliwa na ajenti ambaye amechaguliwa wanashughulikia ukaguzi wa mizigo  na kupandisha akaunti kwa mfumo (systems) ili kutumika kwa shughuli zaidi (further processing).

g). Msafirishaji/muunganishi  (consolidaties) anafanya shughuli ya ubadilishaji wa umiliki kutoka kwa jina lake hadi kwa jina la wanabiashara binafsi walioweka bidhaa pamoja/kuunganisha (breaks bulk). Ada/nauli ya kubadilisha umiliki inalipwa na inapitishwa ili ibadilishwe na msimamizi wa forodha (Supervisor customs).

h). Waagizaji wa binafsi wanahitajika kuchagua ajenti wa forodha ambaye ako na leseni ili afanye utaratibu wa klialensi za vifaa baada ya msafirishaji kupitisha mabadiliko ya umiliki.

i). Mwagizaji wa binafsi ana nafasi ya kulipa kodi baada ya mabadiliko ya umiliki kupitishwa au kuendelea na kuweka mizigo kwa ghala  ( warehouse) chini cha utaratibu wa ghala (warehouse) au mizigo zinasafirishwa nje ya nchi tena (re-exported). Hati zote za ununuzi Ankara (invoice), ushahidi wa malipo, orodha ya kupakiaa mizigoi na maelezo kwa kina za kuhusu mizigo, kiwango/idadi, dokezo la uwasilishaji mizigo (delivery note, Mpango Kubwa ya Bili ya Shehena na Bili ya Shena ya Nyumba (House Bill of Lading ) nakadhalika) lazima tamko lifanywe ili lishikanishwe na hati za forodha zote.

Habari hizi ni za kipekee za kutoa ushauri kwa wateja na zinaweza kufanyiwa marekebisho za sheria za kodi na sheria zingine za utawala wa kodi.